Du behöver:
- aktomslag som skyddar handlingarna och håller ihop dem
- arkivmappar i lämplig storlek
- nitborttagare
- blyertspenna
- bomullsvantar - de skyddar dina händer OCH handlingarna fr händernas fett...
- bomull för att torka bort smuts
 | ||
| Börja med att gå igenom handlingarna och grovsortera dem |
 |
| Ta bort alla nitar och gem och plastfickor |
 |
| Skriv på aktomslaget vad det innehåller |
 |
| Ibland måste man skriva litet mera på aktomslaget Kom ihåg att samtidigt skriva en arkivförteckning |
 |
| Här väntar färdigarkiverade mappar på flytt till slutarkivet |
=====================================
Gör en arkivförteckning; så här kan den se ut:
Drumsö Marthakrets
Bildades
13.12.1943. Första ordinarie möte
11.1.1944 Sista möte 13.12.2006
1 MAPP 8 cm specialhöjd
Skrivet
tal (?) 11 sidor, 40-års tal
Protokollböcker
med styrelse och årsmöten
11.1.1944-29.11.1945
13.12.1945-24.4.1947
8.5.1947-17.3.1949
22.3.1949-13.12.1951
17.1.1952-20.5.1954
16.9.1954-16.1.1957
21.3.1957-14.12.1961
2 MAPP 8 cm
Drumsö
Marthakrets
Protokollbok,
styrelse och årsmöten 18.1.1962-17.12.1970
Protokoll
1971-1990
Årsberättelser
1955-1977
Medlemsförteckningar
tom 1981
Drumsö
Marthakrets 20 år
Drumsö
Marthakrets 25 år
Drumsö
Marthakrets 30 år
Tal om
Drumsö odaterat
Klipp om
Ester Bruun, Hufvudstadsbladet odaterat
Instruktion för Helsingfors svenska Marthakretsar 1935
3 MAPP 6 cm
Protokoll
1990-1995,
Årsmötesprotokoll
1997-1999, 2000-2006. Saknas: 1996
Drumsö
Marthakrets verksamhetsdagbok 1996-2004 (A4 vaxdukshäfte)
Drumsö
Marthakrets verksamhetsdagbok 2005-2006 (A4 vaxdukshäfte)
Kassabok 2001-2006
4 MAPP 8 specialbredd
Fotoalbum 1943-1973
Medlemskartotekskort
6 st Marthas sångbok utg. Jakobstads Marthaförening
GALLRADE: Drumsö Marthaförening verifikat 1997-2003
0,06
Ordnat o förtecknat 2014 / Helena Kajander
Så här kan även förteckningen se ut som ges med arkivet till slutarkivet.
Där skrivs ett överlåtelseavtal i det bestämmer hur man vill att arkivet ska få användas.
Det är bra att spara kopior av både förteckning och överlåtelseavtal överst i den aktuella aktiva sekreterarmappen så att följande sekreterare vet vart de "gamla pappren" tagit vägen.
****************************************************************************
Så här kan ett överlåtelseavtal se ut:
ÖVERLÅTELSEAVTAL
Arkivråttan Martha har i dag överlåtit handlingar från år 1900 till
år 2007 till Svenska centralarkivet.
Materialet
innehåller bl.a. protokoll, korrespondens, cirkulär, medlemslistor, historik, kursmaterial och
kursarbeten, övriga handlingar gällande Arkivråttan Marthas verksamhet. (se bifogad arkivförteckning).
Fortsatta
handlingar, äldre än fem år överlämnas till Svenska centralarkivet enligt
överenskommelse.
Materialet
får utnyttjas av forskare, dock så att för att studera material yngre än 20 år
krävs tillstånd av styrelsen.
Styrelsen
har rätt att enligt styrelsebeslut själv låna tillbaka material som överlåtits
till Svenska centralarkivet.
Materialet
förvaras och lånas fram i Svenska centralarkivets utrymmen.
Avtalet
har gjorts i två exemplar, ett för vardera parten.
Helsingfors
den 16 december 2013
Arkivråttan Martha Svenska centralarkivet
Martha Helena
styrelseordförande arkivchef
***************************************************************************
 |
| Slutarkiven brukar ha praktiska rullhyllor som sparar plats |
 |
| Här står arkivmapparna tryggt i brandsäkert slutarkiv. |
 |
| I Svenska centralarkivets forskarrum kan du forska i lugn och ro |
