fredag 22 augusti 2014

Arkivering i bilder


Du behöver:
  • aktomslag som skyddar handlingarna och håller ihop dem
  • arkivmappar i lämplig storlek
  • nitborttagare
  • blyertspenna
  • bomullsvantar - de skyddar dina händer OCH handlingarna fr händernas fett...
  • bomull för att torka bort smuts
 
Börja med att gå igenom handlingarna och grovsortera dem


Ta bort alla nitar och gem och plastfickor
Skriv på aktomslaget vad det innehåller

Ibland måste man skriva litet mera på aktomslaget
Kom ihåg att samtidigt skriva en arkivförteckning
Här väntar färdigarkiverade mappar på flytt till slutarkivet

=====================================
Gör en arkivförteckning; så här kan den se ut: 
Drumsö Marthakrets

Bildades 13.12.1943.  Första ordinarie möte 11.1.1944 Sista möte 13.12.2006



1 MAPP 8 cm specialhöjd

Skrivet tal (?) 11 sidor, 40-års tal

Protokollböcker med styrelse och årsmöten

11.1.1944-29.11.1945

13.12.1945-24.4.1947

8.5.1947-17.3.1949

22.3.1949-13.12.1951

17.1.1952-20.5.1954

16.9.1954-16.1.1957

21.3.1957-14.12.1961

  
2 MAPP 8 cm

Drumsö Marthakrets

Protokollbok, styrelse och årsmöten 18.1.1962-17.12.1970

Protokoll 1971-1990 

Årsberättelser 1955-1977

Medlemsförteckningar tom 1981

Drumsö Marthakrets 20 år

Drumsö Marthakrets 25 år

Drumsö Marthakrets 30 år

Tal om Drumsö odaterat

Klipp om Ester Bruun, Hufvudstadsbladet odaterat

Instruktion för Helsingfors svenska Marthakretsar 1935



3 MAPP 6 cm

Protokoll 1990-1995,

Årsmötesprotokoll 1997-1999, 2000-2006. Saknas: 1996

Drumsö Marthakrets verksamhetsdagbok 1996-2004 (A4 vaxdukshäfte)

Drumsö Marthakrets verksamhetsdagbok 2005-2006 (A4 vaxdukshäfte)

Kassabok 2001-2006



4 MAPP 8 specialbredd

Fotoalbum 1943-1973
Medlemskartotekskort
6 st Marthas sångbok utg. Jakobstads Marthaförening



GALLRADE: Drumsö Marthaförening verifikat 1997-2003 0,06



Ordnat o förtecknat 2014 / Helena Kajander





Så här kan även förteckningen se ut som ges med arkivet till slutarkivet.
Där skrivs ett överlåtelseavtal i det bestämmer hur man vill att arkivet ska få användas.
Det är bra att spara kopior av både förteckning och överlåtelseavtal överst i den aktuella aktiva sekreterarmappen så att följande sekreterare vet vart de "gamla pappren" tagit vägen.

****************************************************************************

Så här kan ett överlåtelseavtal se ut:




ÖVERLÅTELSEAVTAL







Arkivråttan Martha har i dag överlåtit handlingar från år 1900 till år 2007 till Svenska centralarkivet.

Materialet innehåller bl.a. protokoll, korrespondens, cirkulär, medlemslistor, historik, kursmaterial och kursarbeten, övriga handlingar gällande Arkivråttan Marthas verksamhet. (se bifogad arkivförteckning).

Fortsatta handlingar, äldre än fem år överlämnas till Svenska centralarkivet enligt överenskommelse.



Materialet får utnyttjas av forskare, dock så att för att studera material yngre än 20 år krävs tillstånd av styrelsen.

Styrelsen har rätt att enligt styrelsebeslut själv låna tillbaka material som överlåtits till Svenska centralarkivet.



Materialet förvaras och lånas fram i Svenska centralarkivets utrymmen.



Avtalet har gjorts i två exemplar, ett för vardera parten.



 

Helsingfors den 16 december 2013





 



Arkivråttan Martha                   Svenska centralarkivet

Martha Helena                                              

styrelseordförande                   arkivchef


***************************************************************************

Slutarkiven brukar ha praktiska rullhyllor som sparar plats
Här står arkivmapparna tryggt i brandsäkert slutarkiv.
I Svenska centralarkivets forskarrum kan du forska i lugn och ro






Inga kommentarer:

Skicka en kommentar

Obs! Endast bloggmedlemmar kan kommentera.