Kort arkiveringsguide

VAD SKALL JAG ARKIVERA?

• Den egna kretsens handlingar
• Egna cirkulär
• Kopior av utgående brev på papper-ej enbart elektroniskt
• Protokoll med underteckning i original
• Olika program och trycksaker
• Lönekort evigt
• Kassaböcker
• Verifikat, kontoutdrag i 10 år man får kasta dem enligt bokföringslagen efter 6 år men "obetald" räkning kan krävas in på nytt inom 10 år !
• Skattedeklarationer 6 år

 DOKUMENTATION AV NUTIDEN

• T.ex fotografera vid olika möten och fester. Ta ut de bästa fotona på arkivdugligt fotopapper i en fotoaffär – den digitala fotoinformationen försvinner med åren.
• Banda intressanta möten, tal och intervjuer
• Spara det du själv producerar och kopior av egna brev (också e-post) på papper
• föremål tex flaggor, standar, prylar ni producerat

 DU KAN KASTA:

• Cirkulär och handlingar från andra organisationer
• Protokollkopior (det undertecknade originalet skall sparas)

 FÖRSLAG:

• Ha t.ex en skild mapp som är märkt när den får kastas!

 ANVÄND:

• Arkivdugligt material; papper, "permanenta" tuscher, blyertspennor, lacerprintrar mm

 ANVÄND INTE:

• Tejp
• "arkivtejp"
• Nitar och gem
• Lim
• Vattenlösliga tuscher eller kulspetspennor
• Plastfickor för original
• Bläckspruteskrivare (ej vattenfast)
 

Fuktskadade papper, gemen har rostat

Gem rostar, även de som är koppar"

          

Tyvärr har man använt vattenlöslig kulspetspenna

Tänker du överlåta ditt arkiv
så gör upp en överlåtelseförteckning så vet du vad du gett bort och vart!

Du kan dessutom bestämma vem och när någon får se dina handlingar.

Har du några frågor som gäller arkivering så tag gärna kontakt med oss på arkivet !

TIPS:

Nita inte papper som ska mappas eller arkiveras!

Du sparar plats i hyllorna!

Dessutom behöver du inte ta bort dem när du ska föra mappen till slutarkivet.